各学院：

新生档案是学生档案的重要组成部分，是学校审查确认新生入学资格、学生个人发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为做好新生档案接收，通知如下：

一、高度重视 明确责任

各学院要高度重视，明确责任。指定专人（辅导员）负责新生档案工作。组织好本学院新生档案材料的收集、审查、整理。

请各学院见通知后于2024年9月11日将本学院分管新生档案的辅导员名单电子版上报至学生工作处学生档案管理科。(邮箱：xshdangan@sdsmu.edu.cn)

二、新生档案接收范围

2024年取得我校正式学籍的普通本科学生

三、新生档案内容

①高中档案/专科档案

②录取通知书

③准考证

④高等学校招生考生报名登记表

⑤高等学校招生考生成绩与志愿表

⑥高等学校招生考生体格检查表

⑦高等学校入学登记表

⑧高等学校学籍档案卡（毕业时归档）

⑨入团材料

⑩入党材料

注意：以上材料新生报到后均由各学院接收。材料④⑤⑥⑦⑧由教务处发至各学院。学生高中档案（专科档案）如需打开查阅，请查阅人阅后签字并背书是否缺少材料。学生工作处档案工作人员、分管档案辅导员有权查阅学生档案，其他人不得查阅。

四、新生档案接收

1.各学院应认真履行收交登记手续。妥善保管，确保档案的完整与安全。

2.个别新生档案仍未转递到校的，请各学院敦促学生抓紧与原毕业学校联系，于9月30日前将其档案转递到校，或由原毕业学校出具档案丢失证明。

五、新生档案整理

1.各学院指定专人（辅导员）负责新生档案的收集、审查、整理。

2.分管档案辅导员收齐本学院学生档案后，到学生工作处学生档案管理科领取《山东第二医科大学学生档案袋》。

3.《山东第二医科大学学生档案袋》封面，需按要求填写好各项目。

4.将档案材料装入档案袋。

5.新生档案整理需进行培训。（时间另行通知）

六、新生档案移交

1、以学院为单位组织档案移交。

2、以班级为单位，按学号从小到大排列档案。并附本班级学生名单。

3、清点无误后，由辅导员移交学生工作处学生档案管理科，办理交接登记手续。

4、档案移交时间：9月30日—10月20日。各学院移交档案时提交班级《新生档案统计表》。

七、注意事项

1.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性。在档案整理过程中班级辅导员必须在场，学生本人不得参与本人档案整理。

2.各学院相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度，务必认真检查核对，确保档案材料不错装、漏装，并做好缺档登记。

联系人：黄老师

联系电话：8462135

办公地点：浮烟山校区学生工作处学生档案管理科

学生工作处

   2024年9月11日